Modulspezifische Anwenderfragen, Teil I

13:15 Uhr - 14:00 Uhr

BÄDER SUITE - allgemeine Fragen

Bestellungen - Zahlungserinnerung bei offenen Bestellungen

Bei "kritischen" und "offenen Bestellungen" hat man die Möglichkeit, dem säumigen Kunden eine Zahlungserinnerung zu senden.

Unter den Menüpunkten "offene Bestellungen" & "kritische Bestellungen" ist es möglich, Zahlungserinnerungen über das System zu versenden. Den Text, der an die Kunden gesendet wird, kann unter "Klick auf Ihren Namen-> Einstellungen-> Kommunikation" eingesehen und evtl. abgeändert werden.

Um den Überblick zu behalten, welcher Kunde evtl. schon einmal benachrichtigt wurde, wurde angefragt, ob es möglich wäre, eine Markierung vorzunehmen, wer bereits eine Zahlungserinnerung erhalten hat.

Sobald eine Zahlungserinnerung an den Kunden gesendet wurde, erscheint "neben dem Zahlstatus" ein I-Icon. Fährt man mit der Maus über dieses Icon, erhält man die Information, wann die letzte Erinnerung geschickt wurde, und ob diese schon mehrmals versendet wurde.

Bestellungen - Notizfeld farblich hervorheben

Es wurde angefragt, ob man das Notizfeld, welches man auf der Bestelldetailseite angezeigt bekommt, wenn man es gefüllt hat, farblich hervorheben kann.

So könnte eine farbliche Hervorhebung des Notizfeldes auf der Bestelldetailseite zukünftig aussehen. Zu erkennen ist auch in der linken Spalte, dass für diese Bestellung schon eine Zahlungserinnerung verschickt wurde.

Bestellungen - Warenkorb vs. kritische Bestellungen

Manchmal ruft ein Kunde im Bad an und teilt dem Mitarbeiter am Telefon mit, dass er seine Bestellung nicht zu Ende ausführen konnte. Er bittet den Mitarbeiter die Bestellung für ihn abzuschließen. Möchte der Badmitarbeiter den Kunden dann einbuchen, erscheint der Hinweis, dass der Kunde schon in dem Kurs eingebucht ist.

Was ist passiert?

Hier gibt es zwei Szenarien.

1. Die Bestellung wurde vom Kunden nicht abgeschlossen ("Zahlungspflichtig bestellen" wurde nicht angehakt) und sie befindet sich noch im Warenkorb des Kunden

2. Die Bestellung wurde vom Kunden abgeschlossen, aber die Bezahlung beim Zahlungsanbieter hat nicht funktioniert (Kritische Bestellung).

Bestellung liegt noch im Warenkorb

Liegt die Bestellung noch im Warenkorb des Kunden können Sie diese nicht "übernehmen". Entweder löscht der Kunde die Position (Kurs, Veranstaltung, Anwendung) aus seinem Warenkorb, oder Sie warten, bis die Position nach einer Stunde automatisch aus dem Warenkorb gelöscht wird (Gutscheine & Mehrfachkarten sind davon nicht betroffen).

Bestellung liegt als kritische Bestellung vor

Hat der Kunde die Bestellung vollzogen (zahlungspflichtig bestellen) und ist beim Zahlungsanbieter an der Bezahlung gescheitert, wird er nach dem Abbruch beim Zahlungsanbieter zurück auf die Seite der BÄDER SUITE geleitet. Dort hat er die Möglichkeit, die Bestellung mit der gleichen Zahlmethode noch einmal auszuprobieren (Erneut versuchen), die Bezahlmethode zu ändern (Bezahlmethode ändern - z.B. Mastercard statt Maestro) oder die Zahlung abzubrechen (Zahlung abbrechen und Bestellung stornieren) und dabei den Platz für andere Kunden wieder freizugeben.

Anregungen aus dem Publikum im Bereich "Bestellungen"

Es wurde angefragt, ob man die Buttons (z.B. "Zur Kasse") während des Bestellprozesses optisch hervorheben könnte, da die ältere Kunden oft überfordert sind, und eine visuelle Hilfe im Checkoutprozess freudig annehmen würden.

Diese Idee nehmen wir gerne in unsere Featurewunschliste mit auf.

Bei einer "kritischen Bestellung" wissen die Kunden oftmals nicht, dass Sie den Kurs oder eine Veranstaltung rechtmäßig gebucht haben, und verpflichtet sind die Bestellung über die Bezahlung abzuschließen. An dieser Stelle würde man sich freuen, wenn wir dem Kunden einen prägnanten Hinweis geben könnten, dass sie etwas bestellt, aber noch nicht bezahlt haben.

Herr Michel hatte die Idee, dem Kunden einer "kritischen" Bestellung nach einer gewissen Zeit (z. B. 20 Minuten) eine Nachricht zu senden, dass er einen "verlassenen Warenkorb" hat und die Bestellung abschließen sollte.

Außerdem wurde angefragt, ob es nicht möglich sei, in der Liste, in der alle Bestellungen zu finden sind, die Kurse anzeigen zu lassen, die in der Bestellung gebucht wurden. Hintergrund ist, dass man schauen möchte, ob alle Teilnehmer bezahlt haben.

Da ein Kunde mehrere Positionen in einer Bestellung zu vereinen (Kurse, Gutscheine, Anwendungen, Veranstaltungen& E-Tickets) ist es nicht möglich alle Positionen dort aufzulisten. Dies würde die Liste unüberichtlich machen. Deshalb denken wir darüber nach, in den Kursdetails einen Sprung zu den Bestellungen zu implementieren, der nur noch die bestellungen auflistet, in denen der gewählte Kurs als Position hinterlegt wurde.

Einstellungen - Zahlmethoden

Es wurde angemerkt, dass es schon mal vorgekommen ist, dass man den Hinweis "Keine gültige Zahlmethode" erhalten hat.

Wann kann das passieren?

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten, wo dieser Hinweis angezeigt werden kann.

Mitarbeiter:

Wenn ein Mitarbeiter diesen Hinweis angezeigt bekommt, wurde den Mitarbeitern evtl. keine Zahlmethode zugewiesen.

Gehen Sie ausschließlich über eine Kassenschnittstelle in die BÄDER SUITE, benötigen Sie keine weitere Zahlungsart für die Mitarbeiter anzulegen.

Buchen Sie jedoch am Arbeitsplatz schon mal einen Kurs für einen Kunden um, müssen Sie den Mitarbeitern eine Zahlungsart zuweisen.

Kunde:

Wird dem Kunden dieser Hinweis angezeigt, haben Sie womöglich einem Modul keine Zahlmethoden zugewiesen. Nachdem Sie die Zugangsdaten des Zahlungsanbieters in der BÄDER SUITE eingetragen haben, müssen Sie den einzelnen Modulen noch mitgeben, welche der angelegten Zahlungsarten für das entsprechende Modul "eingeschaltet" werden sollen. Bei Gutscheinen empfiehlt es sich z.B. Lastschrift nicht anzubieten. Haben Sie mehrere Module gebucht und die angehakten Zahlmethoden unterscheiden sich in diesen Modulen, werden, wenn man aus jedem Modul ein Produkt im Warenkorb liegen hat, nur die Zahlmethoden angezeigt, die für alle dieser Module gültig sind. Das bedeutet in diesem Beispiel, dass bei einem Warenkorb, der mit einem Kurs und einem Gutschein befüllt ist, Lastschrift als Zahlmethode nicht angeboten wird.

Unter dem Menüpunkt "Klick auf Ihren Namen-> Einstellungen-> Auswahl des Moduls-> Zahlmethoden" haken Sie die zuvor eingetragenen Zahlmethoden für das entsprechende Modul an.

Anregungen aus dem Publikum im Bereich "Zahlmethoden"

Einige Personen aus dem Publikum berichteten, dass es manchmal vorkommt, dass eine Zahlung vom Zahlungsdienstleister zurückgefordert wird. Angefragt wurde, ob man dies in der BÄDER SUITE anzeigen lassen könnten.

Leider ist dies nicht möglich, da wir vom Zahlungsdienstleister die Informationen, dass eine Zahllung zurückgefordert wurde, nicht zurückgespielt bekommen.

Kunden - Recht auf Vergessenwerden - DSGVO

Es wurde angemerkt, dass man Kunden, die zwei Jahre keinen Kurs/ keine Veranstaltung gebucht haben, löschen kann. Nun wurde nachgefragt, ob man eine Liste aller Kunden aus der BÄDER SUITE als Excelliste herausfiltern kann, die in den letzten 2 Jahren keine Bestellung mehr getätigt haben.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen unser CRM-Modul empfehlen.

Im CRM-Modul können Sie Ihren Kundenstamm nach beliebigen Kriterien filtern. Vielleicht möchten Sie ja nicht nur sehen, welche Kunden Sie löschen können, sondern Sie möchten auch alle weiblichen Kunden heraussuchen lassen, die Sie zur Ladys Night im Saunabereich einladen möchten?

Mithilfe des CRM-Moduls können Sie Zielgruppen, Mailings und Kampagnen für Ihre Newsletter zusammenstellen.

Hier sehen Sie wie man eine Zielgruppe anlegt, die alle Kunden zusammenstellt, die seit 2 Jahren keine Bestellung mehr in der BÄDER SUITE getätigt haben. Sie können die Liste exportieren und in Ihre Newslettertool einfügen.

Feiertage & Schließungszeiten

Wir wurden gefragt, wieso es manchmal vorkommt, dass Kurstermine in den Schließungszeiten liegen.

An dieser Stelle gibt es mehrere Gründe, warum es zu solch einem Phänomen kommen kann.

1. Nachdem die Schließungszeit angelegt wurde, wurden die Termine nicht neu berechnet

Jedesmal, wenn man eine Ferienzeit, eine Schließungszeit oder eine Schließungszeit für Bereiche eingetragen oder geändert hat, muss man die Termine neu berechnen.

Nachdem Sie eine neue Ferien- oder Schließungszeit eingetragen haben, wird Ihnen oberhalb der Eintragungen dieser Hinweis angezeigt.Sie müssen nach jeder Änderung den Button "Termine neu berechnen" klicken, damit die Termine im Kalender angepasst werden.

2. Obwohl die Termine neu berechnet wurden, hat sich der Termin nicht verschoben

Ist dies der Fall, wurde der Termin (eines Kurses) explizit auf diesen Tag gesetzt.Ein händisch verschobener Termin wird nicht automatisch verschoben.

Buchhaltung

Bei vielen Bädern wird die Buchhaltung von einer separaten Abteilung gemacht. Diese benötigen eine Zusammenfassung aller Bestellungen, um diese mit den Zahlungseingängen zu vergleichen. Wichtig ist häufig auch der "Leistungszeitraum". Wir wurden gefragt, wie die Buchhaltung am besten an diese Zahlen kommt.

Der einfachste Weg ist, den Damen und Herren aus der Buchhaltung eine separates Mitgliedskonto zu erstellen. Dann müssen Sie nicht jeden Monat daran denken, der Buchhaltung den Export zuzuschicken. Wir haben die Rolle "Buchhaltung" schon mit den benötigten Rechten angelegt, so dass Sie die Mitarbeiter nur noch dieser Rolle zuweisen müssen. Nachdem sie den Mitarbeiter (mit einer gültigen E-Mail-Adresse) angelegt haben, erhält dieser eine Registrierungs-E-Mail und kann sich nach Abschließen der Registrierung eigenständig in die BÄDER SUITE einloggen.

Bestellexport:

Unter dem Menüpunkt "Bestellungen-> Bestellungen" werden alle Bestellungen aufgelistet.

Oberhalb der Liste befindet sich eine Filtermöglichkeit.

Wenn Sie eine Auswertung „aufgeschlüsselt nach Produkten (inkl. Stornierungen)“ erzeugen möchten, geben Sie in den Filtern zuerst die Zeitspanne unter „Zahlungseingang“ ein und klicken auf „Suchen“ bevor Sie den Export starten. Alle Bestellungen aus der BÄDER SUITE, die in dem eingegebenen Zeitraum bezahlt wurden, werden in der Excel-Liste aufgelistet (inkl. Stornierungen).. In dieser Excelliste wird auch der "Leistungszeitraum angezeigt".

Unter dem Menüpunkt "Bestellungen-> Bestellungen" werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt. Nachdem Sie die Filter benutzt haben und auch "suchen" geklickt haben, können Sie die Bestellungen für den gewählten Zeitraum exportieren. Klicken Sie dazu auf "Bestellungen exportieren-> aufgeschlüsselt nach Produkten (inkl. Stornierungen)"

Zahlungsdienstleister BS-Payone - Detaillierte Übersicht aller Zahlungen

Letzte Woche haben wir vom Zahlungsanbieter BS-Payone die Mitteilung erhalten, dass es neben der Zusammenfassung der Zahlungsübersichten (als PDF) eine weitere detaillierte Auswertung als .csv-Datei gibt, in der alle Zahlungen inkl. der abgezogenen Gebühren etc. und der tatsächlich überwiesenen Endsumme für jede einzelne Transaktion ersichtlich sind.

Eine Anleitung, an welcher Stelle dies im Bereich Reporting & Export des PAYONE Merchant Interface (PMI) zu finden ist, lassen wir gerne unseren BS-Payone-Kunden zukommen.