Modulspezifische Anwenderfragen, Teil II

15:15 Uhr - 15:50 Uhr

COURSE MANAGER - Fragen zum Modul

Gesundheitsfragen - Möglichkeiten der Erfassung

Es wurde angefragt, ob es nicht möglich wäre, Gesundheitsdaten der Kunden elektronisch zu erfassen und dem Trainer zur Verfügung stellen zu können.

Diesen Wunsch werden wir nicht berücksichtigen, da er nicht der DSGVO entspricht.

In Art. 9 DSGVO steht geschrieben, dass die Verarbeitung von Gesundheitsdaten untersagt ist.

"Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt."

Wenn man unbedingt darauf angewiesen ist, Gesundheitsdaten von Kunden zu sammeln, muss man, bevor man diese Daten einholen darf, eine "Datenschutz-Folgenabschätzung"

durchführen. Dabei handelt es sich um die Pflicht für den Verantwortlichen vor Beginn einer geplanten Datenverarbeitung, eine Abschätzung der Folgen vorzunehmen und zu dokumentieren.

Das Gesetz sagt:

Art. 35 DSGVO Datenschutz-Folgenabschätzung

"Hat eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien, aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge, so führt der Verantwortliche vorab eine Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten durch."

Weitere Erklärungen zur Datenschutz-Folgeabschätzung kann Ihnen Ihr Datenschützer geben.

Kurstermin verschieben vs. Kurstermin absagen

Wir wurden gebeten, den Unterschied zwischen "Kurstermin verschieben" und "Kurstermin absagen" zu erklären.

Beispiel:

Die Trainerin für die Kinderkurse (10 Termine - jeden Mittwoch um 17:00 Uhr) ist erkältet und kann diese Woche keinen Kurs leiten.

Sie sind gezwungen, den Teilnehmern mitzuteilen, dass der Termin ausfällt.

Jetzt muss erst einmal überlegt werden, was der Trainer eines Kurses genau möchte.

Soll dieser Termin "nachgeholt" werden, am besten am Ende des Kurses?

Oder soll der Termin tatsächlich "abgesagt" werden, so dass dieser Kursblock nur aus 9 Einheiten besteht?

Termin nachholen

Wird der Termin nachgeholt, wird der Termin, der ausfällt, in der Kursplanänderung einfach auf die nächste Stunde geschoben. Somit verschiebt sich das Ende des Kursblocks auch um eine Woche. Es bleiben die 10 Stunden erhalten.

TIPP:

Wird Ihnen beim Verschieben der Kursblöcke der Hinweis "Es gibt bereits Kursbuchungen …. Sie können die Terminreihe erst nach dem …. beenden" angezeigt, haben Sie bei den Zeiten ein Enddatum eingetragen, was nach der Verschiebung nicht mehr gehalten werden kann. Sie müssen dann das Enddatum in der Kurszeit (Kurse-> Liste-> Kurs auswählen-> Funktionen-> Zeiten) eine Woche weitersetzen, um die Kurstermine um eine Woche verschieben zu dürfen.

Termin absagen

Soll der Termin tatsächlich abgesagt werden, verbleiben nur noch 9 Stunden. Hier muss überlegt werden, dass die Teilnehmer evtl. die Kursgebühr zurückerstattet bekommen möchten.

Kurse - Teilnehmerlisten

Viele Bäder drucken sich die Teilnehmerlisten schon ein paar Tage vor Beginn des Kurses aus, um diese entweder an der Kasse auszulegen, oder dem Trainer in die Hand zu drücken. Da es ja möglich ist, dass sich Kunden nach dem Ausdruck noch auf die Teilnehmerliste setzen, ist diese Liste bei Kursstart nicht immer aktuell.

Es wurde angefragt, ob man die aktuellen Kursteilnehmer erneut ausdrucken lassen kann.

Sicher ist dies möglich, wenn man erneut unter "Kurse->Kursblöcke->Kursblock auswählen-> Details" den Link "Bescheinigungen & Lernfortschritt" anklickt und dort "Teilnehmerliste exportieren" auswählt. Jedoch gibt es eine bessere Möglichkeit, wenn man nicht auf Papierlisten angewiesen ist.

Unter dem Menüpunkt "Kurse-> aktuelle Termine" können Sie sämtliche Termine des heutigen Tages einsehen. Dort können Sie auch die Anwesenheiten anhaken. Für die Trainer gibt es eine separate APP, die auf ein Tablet gespielt wird, welches man mit in die Kursstunde nehmen kann.

Unter dem Menüpunkt "Kurse-> Aktuelle Termine" werden Ihnen die Termine vom heutigen Tag angezeigt. Durch Klick auf das Pluszeichen neben der Uhrzeit, werden alle Teilnehmer sichtbar. Hier kann man eintragen, ob die Kunden anwesend sind.

Kurse - Detailseite - Verlinkung zum Kunden

Wenn man sich auf der Kursblockdetailseite befindet, werden unterhalb der Allgemeinen Informationen auch die Kursteilnehmer aufgelistet.

Angefragt wurde, ob man die Namen der Teilnehmer mit Ihren Kundendatenblatt verlinken könnte.

Diesen Wunsch haben wir umgesetzt, so dass in der nächsten BÄDER SUITE-Version, der Name des Kunden mit seinen Kundenstammdaten verlinkt ist.

Der Name des Kursteilnehmers ist mit seinen Kundenstammdaten verlinkt.

Kurse - Warteliste

Angeregt wurde, dass man im Kundenstammdaten erkennen könnte, ob der Kunde in der allgemeinen Warteliste, oder auf einem bestimmten Wochentag oder einer bestimmten Filiale steht.

Diesen Featurewunsch hatten wir schon in der letzten Version umgesetzt.

Unter den Kundenstammdaten-> Warteliste kann man erkennen, welche Auswahlmöglichkeiten der Kunde beim Eintragen auf die Warteliste genutzt hat.

Kurse - Folgebuchungen

Manchmal kann es vorkommen, dass sich ein Kunde meldet, und mitteilt, dass er einen Folgekurs nicht buchen kann, obwohl dies seit heute möglich sein sollte.

Wir wurden gefragt, welche Gründe dies haben könnte.

1. Kunde ist nicht eingeloggt

Der Kunde hat eine E-Mail erhalten, dass er nun den Folgekurs buchen kann. Geht er nun auf die Seite, steht bei Folgekurs immer noch, dass dieser nicht buchbar sei. In diesem Fall kann man davon ausgehen, dass sich der Kunde nicht eingeloggt hat.

Erklärung:

Sobald die Folgebuchungs-E-Mail versendet wird, wird in der Datenbank ein Code für die Person, die vorher in dem Kurs angemeldet war, abgespeichert. Sobald man sich in die BÄDER SUITE einloggt, wird in dieser Datenbank nachgeschaut, ob ein Code hinterlegt ist. Ist das der Fall, wird dem Kunden die Möglichkeit gegeben, den Kurs zu buchen.

2. Der Folgekurs wurde nicht korrekt hinterlegt

Der Kunde hat keine Folgebuchungs-E-Mail erhalten und auch unter dem Menüpunkt "Kurse-> Folgebuchungen" wird der Kurs nicht aufgelistet. obwohl dieser eigentlich schon als Folgekurs buchbar sein sollte.

Erklärung:

Bei Kursen, bei denen die Zeiten auf ein Enddatum eingeschränkt sind, muss unbedingt unter "Kurse-> Liste-> Auswahl des Kurses-> Funktionen-> bearbeiten" ein Folgekurs eingetragen werden, auch wenn dieser identisch zu dem vorherigen Kurs ist. Ist kein Folgekurs benannt, und die Zeit durch ein Enddatum eingeschränkt, gibt es keinen "natürlichen" Folgekurs.

Kurse - Altersbeschränkung für einzelne Kinder ignorieren

Manchmal kann es vorkommen, dass ein Kind zwar noch zu jung für einen weiterführenden Kurs ist, jedoch schon so gut schwimmen kann, dass es den weiterführenden Kurs eigentlich besuchen könnte. Bisher haben viele Bäder die Kunden in so einem Fall gebeten ins Bad zu kommen, da die Mitarbeiter das Kind dann einbuchen könnten.

Seit einiger Zeit, ist es jedoch auch möglich, dass sich die Kunden trotz der Altersbeschränkung selber einbuchen, und somit natürlich auch direkt bezahlen können.

Unterhalb der Stelle, an der, der "normale" exklusive Buchungscode angezeigt wird, ist es nun möglich weitere individuelle Codes zu vergeben. Der eingestellte Code kann bis zu drei Merkmale beinhalten: "früher buchen", "Altersbeschränkungen ignorieren" und "überbuchen".

Den erzeugten Code können Sie Ihren Kunden nun telefonisch oder per E-Mail übermitteln. Er gibt diesen, nach dem Login, auf seiner Startseite unter „Exklusiv Buchungscode“ ein.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass ein individueller Code nur für einen einzigen Kundenaccount genutzt werden kann.

Kurse - Zertifikate für Präventionskurse

Für diesen Bereich gab es zwei Anfragen.

Die erste Anfrage beschäftigte sich mit der Frage, ob es möglich ist, auch Präventionskurse über das System abzubilden.

Dazu wird das Modul Zertifikate benötigt. Dieses Modul wird von uns kostenfrei zur Verfügung gestellt. Falls Sie dies noch nicht haben, gerne aber Zertifikate der "Zentralen Prüfstelle Prävention" für die Kurse automatisch über die BÄDER SUITE erstellen lassen möchten, können wir Ihnen das Modul freischalten.

Die zweite Anfrage, war die Bitte das PDF-Zertifikat zu aktualisieren.

Es ist neuerdings Vorschrift, die Kursnummer in dem Zertifikat zu hinterlegen. Diesem Wunsch werden wir in einem der nächsten Updates nachkommen.

Kurse - Kursfähigkeiten eintragen können

Ein Kunde teilte uns mit, dass es sich bei einigen Kursen (z.B. bei Seepferdchenkursen) anbieten würde, die Kursfähigkeiten, die man in diesem Kurs erwerben kann, für jedes Kind festzuhalten

Diese Möglichkeit bietet das Modul "Kursfähigkeiten", was einige Bäder auch schon in Benutzung haben. Da dieses Modul kostenfrei zur Verfügung gestellt wird, können Sie sich gerne bei uns melden, wenn Sie die Möglichkeit noch nicht haben, Kursfähigkeiten bei den Kunden einzupflegen.

Anregungen aus dem Publikum im Bereich "COURSE MANAGER"

Im Bereich "Zertifikate" wurde nachgefragt, ob es möglich ist, eine digitale Unterschrift des Trainers zu hinterlegen, damit dieser die Zertifikate nicht immer nach dem Ausdruck händisch unterschreiben zu müssen.

Dieser Wunsch wurde uns schon vor dem Anwendertag mitgeteilt, so dass dieser schon in unsere Featurewunschliste mit aufgenommen wurde.

Im Bereich "Kursfähigkeiten" wurden zwei Fragen gestellt.

1. Die erste Frage bezog sich auf die APP. Es wurde gefragt, ob die Kursfähigkeiten auch in der APP zu finden sind und dort eingetragen werden können.

Wenn die Kursfähigkeiten in dem entsprechenden Kurs hinterlegt sind, werden diese auch in der APP angezeigt.

2. Die zweite Frage bezog sich auf die Kundenansicht der Fähigkeiten. Es wäre schön, wenn der Kunde sehen könnte, welche Fähigkeiten für Ihn schon hinterlegt wurden. An dieser Stelle sollte es jedoch möglich sein, einzustellen b das Bad die Informationen an den Kunden geben möchte, oder nicht.

Diesen Wunsch haben wir uns notiert und werden ihn auch in einem der nächsten Updates implementieren.

Außerdem wurde angefragt, ob es möglich sei, auf der Kursblock-Detailseite die individuellen Buchungscodes zu kennzeichnen, wenn diese benutzt wurden.

Dass man die benutzten Codes auf der Kursblock-Detailseite ausblendet, wäre nicht optimal, da man dann keinen Überblick mehr über die vergebenen Codes hat. besser wäre, dass man die Codes markiert (z. B. durchstreicht). Wir werden diesen Wunsch im Team noch einmal besprechen.

Es wurde zudem gewünscht, dass man auf der Kursblock-Detailseite (und wahrscheinlich überall dort, wo man eine Teilnehmerliste einsehen kann) sehen kann, welches geschlecht sich hiter einem Namen verbirgt.

Hier würden wir wahrscheinlich die gängigen Symbole, die für das Geschlecht genommen werden, einbinden

Die letzte Frage im Bereich COURSE MANAGER beschäftigte sich mit der Markierung eines "Prüfungskurses". Hier wurde gefragt, ob die Versendung einer Folgebuchungs-E-Mail vom anhaken des feldes "bestanden" abhängig gemacht werden könnte.

Diese Idee werden wir mit in unsere Featurewunschliste mit aufnehmen.

EVENT MANAGER - Fragen zum Modul

Eintrittskarten für Veranstaltungen ohne Scanner

Einige Bäder nutzen schon die Möglichkeit, Eintrittstickets für Veranstaltungen zu verkaufen, die nicht direkt im Bad (Z.B. eine Silvesterparty oder ein Flohmarkt) stattfinden.

Bei solchen Veranstaltungen kann der Nachteil bestehen, dass man am Eingang keine Kasse stehen hat, die die Tickets einscannen könnte.

Nun stellte sich die Frage, wie man das lösen kann.

Durch die Möglichkeit, über die BÄDER SUITE "Online-Tickets" zu erzeugen, kann man diese ganz einfach über ein Smartphone oder Tablet abscannen.

Solch ein Ticket haben wir Ihnen auch für den Anwendertag zugesendet.

Da uns im Schokoladenmuseum in Köln kein Scanner zur Verfügung steht, haben wir Ihre Eintrittstickets einfach mit einem Tablet oder Smartphone abgescannt.

Haken Sie in den Einstellungen unter Buchungsoptionen "Online-Tickets" an, wenn Sie die Tickets per Smartphone oder Tablet abscannen möchten.

Hinweis:

Wenn man dies möchte, muss ein Code erzeugt werden, der eine URL beinhaltet.

Dies ist mit einem herkömmlichen Barcode (Barcode 128) nicht möglich, weil dieser eigentlich nur Zahlen und Buchstaben erzeugen kann.

Deshalb müssen Sie bei den Einstellung der Eintrittstickets unbedingt "QR-Code" auswählen.

Anregungen aus dem Publikum im Bereich "EVENT MANAGER"

Es wurde angeregt, die individuellen Codes, die für den Bereich "COURSE MANAGER" angeboten werden, auch im "EVENT MANAGER" einzubinden, um z. B. eine Veranstaltung früher buchen zu können)

Bevor wir diesen Wunsch umsetzen können, müssen wir im Team besprechen, welche Code-Möglichkeiten bei den Veranstaltungen Sinn machen könnten.

WELLNESS & HEALTH MANAGER - Fragen zum Modul

Bereichskalender

Es wurde angefragt, warum im Bereichskalender nicht die Blockierungen aus dem Mitarbeiterkalender angezeigt werden.

Zur Erklärung:

Im Mitarbeiterkalender werden Blockierungen für die einzelnen Mitarbeiter angezeigt. Diese Blockierungen sind mitarbeiterspezifisch. Z.B. hinterlegt man hier einen Telefondienst oder die individuelle Pause oder auch Aufräumarbeiten.

Im Bereichskalender werden Blockierungen genutzt, die ausschließlich die einzelnen Räume betreffen (z. B. Raumsperrung)

Deshalb werden die Blockierungen auch an unterschiedlichen Stellen gepflegt. Die Mitarbeiterblockierungen werden in den Stammdaten unter "Arbeitszeiten & Schichten" im Bereich "Schichten" angelegt. Die Blockierungen für den Bereichskalender werden unter den "Stammdaten-> Filialen" hinter dem Link "Bereiche Blockierungen" eingepflegt.

Terminübersicht für den Kunden

Den Wunsch, die künftigen Termine eines Kunden als PDF ausdrucken zu können, haben wir schon vor einiger Zeit erfüllt.

Unter "Stammdaten-> Kunden-> Auswahl des Kunden-> details" können Sie im Reiter "Wellness & Beauty" die aktuelle terminübersicht aller termine, die in der Zukunft hinterlegt sind, ausdrucken.